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Metodologia para elaboração de plano de classificação e tabela de temporalidade

Apresentação

O grande volume de documentos e processos digitais e físicos e a ausência de critérios técnicos para acumulação de documentos e informações que permitam estabelecer e controlar sua produção, uso, tramitação e arquivamento, com definição de prazos de guarda e destinação final, constitui um grande desafio enfrentado diariamente pelas organizações públicas. Este curso apresenta, de forma extremamente didática, uma metodologia que auxiliará as instituições na construção de planos de classificação e tabela de temporalidade, com uma orientação prática adquirida pelo facilitar ao longo de 35 anos de vivências nos arquivos em todos os estados brasileiros.

Objetivos

Orientar a construção de plano de classificação e tabela de temporalidade fundamentada por uma metodologia de trabalho de simples compreensão e de fácil aplicação, para que as instituições fortaleçam suas ações de gestão de documentos digitais e físicos e consigam reduzir suas massas documentais, privilegiando guardar apenas aqueles de valor para as instituições.

Público alvo

Servidores que atuam de forma direta e indireta com a gestão de documentos, que tenham a responsabilidade de orientar ou elaborar a construção de planos e tabelas de temporalidade. Entre esses se destacam arquivistas, bibliotecários, técnicos de arquivo e demais profissionais que atuem em arquivos e (ou) protocolos, gestores que necessitem alinhar a gestão estratégica de suas instituições à política de arquivos e informações, bem como àqueles que compõem ou formarão Comissões de Avaliação e Destinação de Documentos de Arquivos – CPAD, entre outros.

Programa

Como formar as equipes de trabalho:

  • A opção contratar consultoria;
  • Buscar assistência técnica de instituições arquivísticas;
  • Construir com a CPAD;
  • Colaboradores internos;

A elaboração do Projeto de Pesquisa para construção do plano de classificação e tabela de temporalidade

Alinhamento das equipes:

  • A capacitação da equipe para a construção dos instrumentos de gestão arquivística;

Métodos de coleta de dados:

  • Questionários;
  • Entrevistas;
  • Workshop;

Fontes de pesquisa:

  • Avaliação de fontes;
  • Delimitação da pesquisa;
  • Validação das fontes de coleta de dados para subsidiar a elaboração de instrumentos de gestão arquivísticas;

Identificação das unidades produtoras de arquivos:

  • Cadastro para controlar e se relacionar com as unidades produtoras. Fortalecendo a comunicação para tomar decisões;

Levantamento da produção documental:

  • As bases para construção dos instrumentos de gestão arquivística;
  • Definição de política de gestão da informação;
  • Preservação do suporte ou mídia;

Montando o plano de classificação de assuntos:

  • Os modelos de referências e as metodologias disponíveis nas instituições públicas e privadas;

Como elaborar a tabela de temporalidade e de destinação de documentos de arquivo:

  • Identificação de valores dos documentos – prazos prescricionais e precaucionais;
  • Documentos que formam as pesquisas históricas para compor os arquivos permanentes;

Construção de índice:

  • Método para elaboração de índices;

Validação com base em aplicação na MDA (MDZ);

Consulta pública para validação pelos setores da instituição;

Plano de governança dos instrumentos de gestão arquivísticas:

  • Garantir a manutenção da qualidade dos instrumentos do plano de classificação e da tabela de temporalidade.

Instrutor: Luiz Fernando Duarte de Almeida

Arquivista do Serviço Público Federal há 30 anos; Bibliotecário e Documentalista; consultor, instrutor e palestrante há 32 anos – com atuação em empresas e instituições de todos os estados brasileiros; foi  arquivista do INSS por 25 anos; Analista Judiciário, especialidade Arquivologia do Tribunal Superior do Trabalho – TST; Coordenador de Gestão Documental e Memória do TST e do Conselho Superior da Justiça do Trabalho; membro da Câmara Setorial sobre Arquivos do Judiciário, do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq; membro do CNJ/Proname; Secretário do Comitê Gestor do Programa Nacional de Resgate da Memória da Justiça do Trabalho; instrutor da Consultre desde sua fundação; instrutor de treinamento do TST; Pós-graduado em “Planejamento, Organização e Direção de Arquivos” – UFF; Pós-graduado em “Documentação e Informação” – UFRJ; Bacharel em Arquivologia – Unirio e Bacharel em Biblioteconomia e Documentação – Unirio; Autor dos livros “Ensaios de Sistema de Informação em Arquivologia e Documentação”, publicado pelo Grupo TED e “Administração de Arquivo e Documentação” – Série Manuais CNI, publicado pela Confederação Nacional da Indústria.

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